segunda-feira, 28 de julho de 2014

O QUE É CONTRATO ELETRÔNICO?




Hoje vamos falar sobre gestão de contratos. Se você é responsável pela gestão de contratos ou é responsável jurídico na sua empresa, este post é vital para você e para o aumento de eficiência na sua empresa!
Sabemos que fazer gestão de contratos de forma eletrônica é um paradigma nas empresas. Por isso, vamos destacar neste post como você pode quebrar este paradigma e gerar benefícios para a sua empresa.
Impulsionado por práticas de controle de prazo, monitoramento de versões e recolhimento de assinaturas dos inúmeros contratos e documentos legais que circulam na organização, você, guardião dos contratos e documentos legais da sua empresa, se vê em apuros para ter tais documentos assinados e homologados por todas as áreas envolvidas no tempo certo. E é aí que você se depara diante da necessidade de evoluir e melhorar este processo, pra ganhar muito em velocidade e diminuir distâncias que o documento vai percorrer. A ótima notícia que nós do Projuris temos para você é que, com o avanço da tecnologia e práticas de segurança da informação, chegamos em uma fase em que sim, é possível fazer o controle dos documentos e contratos de forma eletrônica ganhando eficiência no processo.
Quando falamos de gestão de contratos eletrônicos, sabemos que vem a sua mente uma série de questões como:

Contrato eletrônico é legal? Está amparado por lei?
Como garantir que todas as assinaturas sejam colhidas eletronicamente?
E a possibilidade de fraude na assinatura? Ela existe já que senhas podem ser repassadas a terceiros que assinem o contrato no lugar da pessoa designada. Como evitar este tipo de fraude?
Como terei certeza que a assinatura em um contrato eletrônico é a da pessoa designada?
Como ver a imagem da assinatura nos documentos?
E os cartórios, é possível envolvê-los neste processo de gestão do contrato eletrônico para firmar as assinaturas?

As questões acima são pertinentes ao processo e sim, hoje, depois de muitas pesquisas e testes, a tecnologia resolve todas elas. O grande paradigma está na veracidade das assinaturas. Vamos responder cada uma das questões, e você verá que este paradigma já pode ser quebrado.
1 - Contrato eletrônico é seguro e amparado por lei?
Sim, é legal e está amparado pela Medida Provisória nº 2.200/01. Esta MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cujo objetivo é garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
O ICP-Brasil normatiza um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a serem implementados pelas organizações governamentais e privadas brasileiras, com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.
O interessado em utilizar essa tecnologia deve procurar uma empresa que atue como certificadora digital. Veja mais detalhes sobre esta legislação aqui.
A certificação digital é elemento obrigatório para amparar um contrato eletrônico. A única exceção ocorre no caso de uma das partes do contrato ser pessoa física. A pessoa física está liberada de ter a certificação digital no dispositivo em que fará a assinatura eletrônica.
2 - Como ter certeza que a informação está segura e todas as assinaturas sejam colhidas eletronicamente?
Hoje você tem a seu dispor soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que permitem implementar um fluxo de aprovação e assinaturas de um documento digitalizado. Além de digitalizado, o documento estará criptografado, de acordo com as normas previstas na MP22000/01 (citada no item 1).
Estas soluções oferecem também o controle de versionamento dos documentos e contratos, hierarquia de aprovadores e controle de segurança de quais pessoas podem fazer alterações nos documentos. Soluções de GED garantem que será seguido um fluxo de aprovações de cada documento, com avisos e alertas de prazo para assinaturas. E o mais sensacional: esta solução permite que o documento seja aprovado e assinado de qualquer lugar do planeta, através de um tablet, smartphone ou navegador de internet. Todo o histórico de aprovações, assinaturas e alterações dos documentos são armazenados e podem ser consultados a qualquer tempo. Segurança, mobilidade e velocidade.
3 - Como evitar fraude na assinatura? Existe esta possibilidade já que senhas podem ser repassadas a terceiros que assinem o contrato no lugar da pessoa designada?
Hoje a tecnologia permite reconhecer assinaturas digitais através da biometria por íris, impressões digitais e pelo reconhecimento da assinatura manuscrita. Através de um dispositivo específico ou um tablet, você pode fazer a assinatura com o dedo ou caneta específica, e o software memoriza a sua assinatura. Feito isso, todos os documentos serão assinados pela pessoa designada e ele fará o reconhecimento da pessoa, comparando a assinatura.
Além da assinatura digital, a criptografia também é elemento essencial para proteger o documento digitalizado e evita que o mesmo seja acessado e lido por pessoas não autorizadas. É uma assinatura pessoal e intransferível! Diferente dos tokens, não existe a menor possibilidade de você passar a sua assinatura para que sua assistente assine por você.
Assinatura biométrica elimina a possibilidade de fraude. E com a assinatura biométrica respondemos também a questão número #4 Como terei certeza que a assinatura em um contrato eletrônico é a da pessoa designada?
5 - Como ver a imagem da assinatura nos documentos?
Eis aqui o maior paradigma dos contratos eletrônicos. Como ver a imagem da assinatura impressa nos contratos de documentos? A resposta é: com tecnologia!
Sim, com a assinatura biométrica manuscrita a imagem da assinatura é anexada digitalmente no documento. E, nunca é demais lembrar, que a assinatura biométrica manuscrita pode ser feita através de um dispositivo móvel específico para tal, ou tablet. Adeus paradigma da imagem da assinatura no documento!
6 - É possível envolver os cartórios neste processo de gestão do contrato eletrônico para firmar as assinaturas?
Os cartórios que querem se modernizar já estão preparados com infra-estrutura para se conectar a soluções de Gestão Eletrônica de Documentos, e com a certificação digital implementada em seus servidores e equipamentos computacionais.
Fazer esta modernização, é uma opção dos cartórios. Acreditamos que com crescimento do número de empresas privadas, a implementarem soluções de GED, certificação digital e assinaturas biométricas, os cartórios naturalmente se sentirão obrigados a se modernizar e investir em tecnologia.
Respondidas estas questões, fica fácil você visualizar os inúmeros benefícios que sua empresa ganhará com a implementação de uma gestão eletrônica de contratos. Abaixo enumeramos os principais:

Mobilidade;
Ganho de tempo;
Segurança;
Redução de custos de impressão;
Gerenciamento do ciclo de vida do contrato;
Localização fácil do contrato.

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